10 korakov do popolne predstavitve svojega projekta ali ideje
15.12.2020
Predstavitve projektov in kompleksnih zamisli so lahko stresne. V kratkem času morate namreč pod pritiskom predstaviti ogromno količino informacij. Razkrivamo 10 korakov, ki vam bodo pot do popolne predstavitve olajšali.
1. Korak: Resnično razumite namen svoje predstavitve
Ugotovite razlog za predstavitev vašega projekta in jo načrtujte na podlagi tega. Predstavljate obseg projekta, dejavnike uspeha, mejnike projekta, obvladovanje tveganj ali kaj drugega? Prepričajte se tudi, ali je namen predstavitve obvestiti občinstvo ali jih prepričati.
2. Korak: Spoznajte svoje občinstvo
Kdo sestavlja vaše občinstvo? Vaš šef, direktor, vodje vaše ekipe? Klient ali zunanja organizacija? Vaše občinstvo določa, katere točke vaše predstavitve so najpomembnejše in katere lahko izpustite. Glede na njih izbirate tudi najbolj primeren jezik.
3. Korak: Raziskujte
Zdaj veste, zakaj pripravljate predstavitev in za koga. Odgovoriti si morate še na vprašanje »Kaj te ljudi zanima?« Verjetno boste skoraj zagotovo vključili cilje, premislite pa tudi o finančnih podatkih. Vodstvo običajno zanima tudi točka tveganja.
4. Korak: Izberite glavne točke svoje predstavitve
Glavne točke so majhne trditve, ki zahtevajo utemeljitev. Na primer: »Morali bi razmisliti o širitvi področja uporabe.«, »Potrebovali bomo novo programsko opremo.«,… V bistvu gre za najpomembnejše teme, ki jih predstavljate.
Če na primer trdite: "Moramo podaljšati izvedbeni rok," trditev utemeljite s "Prejšnji teden smo imeli izpad storitve, ki nam je otežil pravočasne rezultate" in "Zato smo načrtovali nakup nove programske opreme, ki bi nam omogočila pravočasno doseganje izvedbenih rokov."
5. Korak: Dodajte uvod
Vsak dober uvod ima tri dele:
- Del, ki zagotovi poslušalčevo pozornost: Prve sekunde so najpomembnejši del vašega govora, saj vas bo v teh nekaj sekundah vaša ekipa presodila kot govorca. Začnite svojo predstavitev s citatom, zanimivo statistiko ali zgodbo.
- Del, v katerem predstavite svojo tezo: Vaša teza je zgolj povzetek glavnih točk. Dober primer bi bil: "Na splošno projekt dobro napreduje, vendar moramo narediti nekaj manjših sprememb, da se premaknemo naprej" ali "Imam podroben načrt projekta, ki vam ga bom danes pokazal."
- Del, kjer naredite kratek predogled raziskave: Upoštevajte Aristotlov nasvet "Povej jim, kaj jim boš povedal in kaj si jim povedal." Predogled prikazuje vaše glavne točke. To bi lahko izgledalo nekako takole: "Najprej bom govoril o cilju projekta. Nato bom predstavil našo časovnico in zaključil z rezultati."
6. Korak: Napišite še zaključek
Najboljši način za zaključevanje predstavitev je povzemanje. Povzetek je v svojem bistvu precej podoben predogledu - ponovite, kar ste že povedali. Preprosto lahko poudarite tudi: "Naš projekt ima jasne cilje, natančen časovni okvir in zagotovljene rezultate." Dva najpreprostejša zaključka sta čas za vprašanja in zahvala poslušalcem.
7. Korak: Razmislite o prehodih med različnimi temami
Priporočamo uporabo prehodov in kažipotov. Oba načina sta dokaj enostavna. Prehod poslušalce opomni na temo, ki ste jo pravkar pojasnili in jih nato usmeri k naslednji točki. Na primer: "Zdaj, ko smo pokrili cilje projekta, spregovorimo o časovnici."
Kažipoti pa so enobesedni prehodi, na primer "vendar" ali "posledično", ki pomagajo osvetliti potek logike razmišljanja. Tovrstni retorični pripomočki pomagajo vašim poslušalcem tudi pri spremljanju vaše predstavitve.
8. Korak: Določite slog vaše predstavitve
Nekatere predstavitve so humoristične, druge navdušujoče, tretje pa polne suhoparnih podatkov. Predstavitve načeloma izvirajo iz sloga predavatelja, zato bo vaša osebnost zagotovo zasijala skozi samo predstavitev. Katerikoli slog izberete, pa ne pozabite upoštevati treh osnovnih pravil:
- Bodite jasni: Izogibajte se medmetom in žargonu.
- Bodite jedrnati: Vse, kar niso glavne točke ali prehodi, izključite iz vaše predstavitve.
- Bodite konkretni: Svojim poslušalcem ponudite oprijemljive podatke in pojasnila.
9. Korak: Vaja dela mojstra
Vadite vaš govor in ga medtem še dodatno izpilite. Besede, ki sicer na papirju zvenijo odlično, so lahko v govorjeni besedi nerodne. Ni potrebno, da si govor do potankosti zapomnite. Namesto tega si raje izpišite oporne točke, ki vam bodo služile, če se kje zataknete. Ključno je, da ste sproščeni, saj se bodo potemtakem sprostili tudi vaši poslušalci.
10. Korak: Izpeljite odlično predstavitev
Ne bodite nervozni. Dobro vam bo šlo, saj ste dovolj vadili in zato bo vaša predstavitev organizirana, jasna in zabavna. Predlagamo, da si prinesete tudi kozarec vode. Ob vsakem požirku boste namreč s samo predstavitvijo naredili premor, kar vam bo omogočilo trenutek, da se spomnite vaše naslednje točke.
Katero orodje za izdelavo predstavitve uporabiti? Med orodji, ki jih uporabljamo za predstavitve še vedno izrazito prevladuje PowerPoint, kjer se večina zadovolji z že vnaprej pripravljenimi temami. Vseeno pa sugestiramo, da če res želite narediti dober vtis in pritegniti vaše poslušalce, se poigrajte z ustvarjanjem na eni izmed spodnjih oblikovalskih platform:
Če predstavitev ne ustvarjate sami in potrebujete vsebino od vaših sodelavcev ali sošolcev, predlagamo uporabo Google Slides, ki omogoča skupno izdelovanje predstavitve, sočasno iz različnih uporabniških računov.
Še zadnji nasvet pred vašo predstavitvijo? Naspite se, zdravo jejte in telovadite. Zdravo telo namreč dopolnjuje vaš um. Zelo dobrodošlo orodje pri sami predstavitvi so tudi izročki, ki vsebujejo ključne točke predstavitve in jih po koncu izročite vašim poslušalcem.