Aktualno

Izzivi dela v različnih časovnih pasovih in kako jih nasloviti

22.7.2022

Zaradi epidemije koronavirusa so bili delodajalci prisiljeni spremeniti dosedanje in globoko zakoreninjene klasične načine dela – najvidnejša sprememba je bila zagotovo delo na daljavo. Sprva je bil sicer marsikateri delodajalec nekoliko skeptičen, kako se bo zadeva obnesla, toda v praksi se je izkazalo, da ne samo, da deluje, temveč s seboj prinaša tudi druge pozitivne »stranske učinke« (zmanjšanje stroškov prevoza, najema pisarn itn.).

Sedaj, ko je delo na daljavo postala nova stalnica, gredo lahko podjetja, ki postajajo vse bolj globalna in raznolika, še korak dlje, saj lahko s takšnim načinom dela zaposlijo najboljše strokovnjake in najbolj nadarjen kader s celega sveta. Prav zato je za najnaprednejše in najhitreje razvijajoče se organizacije delo in krmarjenje v različnih časovnih pasovih trenutno neizogibna realnost, če želijo imeti kakovostno delovno silo.

Najzahtevnejši vidik ekipe, ki deluje v različnih časovnih pasovih, je komunikacija. Včasih je že upravljanje ekipe, katere člani sedijo vsi v enem prostoru, precejšen zalogaj, vzpostaviti pravo komunikacijo, ko v enačbo dodate še časovno razliko in različne delovnike posameznikov, pa je lahko na trenutke že prava umetnost.

Toda obstajajo načini, kako ohraniti povezanost ekipe, medsebojno sodelovanje ter učinkovito komunikacijo, ne glede na to, kje je posamezen zaposleni.

Prednosti dela v različnih časovnih pasovih:

Najamete lahko najboljše in najbolj raznolike talente/strokovnjake s celega sveta.
S spodbujanjem oziroma sprejemanjem prilagodljivega delovnika in lokacije se poveča storilnost.
Na spletu boste vselej našli nekoga, ki bo »priklopljen«.
Delo poteka z občutno manj motnjami.

Slabosti dela v različnih časovnih pasovih:

Nekoliko težje je najti načine za sodelovanje, saj je delo razbito na posamezne dele in člane. Včasih je treba potrpežljivo (po)čakati, da en član ekipe dokonča svoj del naloge, da lahko nato s svojim delom nadaljuje drug.
Sestankovanje je lahko zaradi ur (prepozno ali prezgodaj) za nekatere člane ekipe neprijetno, odvisno od lokacije.
Razpršeni zaposleni se lahko na trenutke počutijo izolirano od preostalega dela ekipe, pa tudi drug od drugega.
Manjša vidnost in izpostavljenost, še posebej če imate samo enega člana ekipe, ki prebiva oz. dela v drugem časovnem pasu.

Če bi želeli preizkusiti delo v različnih časovnih pasovih, je spodaj nekaj namigov, kako to storiti kar učinkoviteje:

1. Postavite meje časovnih pasov, ki bodo vsem članom ekipe jasne

Vseeno je, ali delate na sedežu svoje organizacije, v globalni pisarni, hibridni delovni skupini ali povsem na daljavo – v vsakem primeru svoji razpršeni ekipi določite delovni čas in postavite jasne meje. To v praksi pomeni, da vodja ne sklicuje sestankov izven delovnega časa tistega člana ekipe, ki dela na daljavo. Že res, da bo težko najti čas, ki bi ustrezal vsem, vendar se uprite želji, da bi svoje razpršene zaposlene prosili, če se lahko »priklopijo« za klic ob 7. uri zjutraj/zvečer, ker je to edina ura, ki ustreza vsem ostalim. Če od preostalih članov svoje ekipe ne pričakujete, da se bodo pojavili na sestanku ob 7. uri zjutraj/zvečer, tega ne zahtevajte od svojih razpršenih zaposlenih.

Posameznik, ki dela na daljavo, lahko svoji ekipi pomaga tako, da ji posreduje svoj delovni koledar. Tako imajo njegovi sodelavci na voljo popoln pregled, kar močno olajša vso nadaljnjo koordinacijo.

2. Spoštujte delovni čas zaposlenih

Če ste kot vodja s svojimi zaposlenimi določili jasne meje časovnih pasov in želene delovne ure, je vaša naslednja naloga, da jih spoštujete! Če potrebujete nekaj od zaposlenega, ki dela šest časovnih pasov stran, najprej pomislite, ali je ta naloga res tako nujna, da mu jo morate naložiti nemudoma prek kanala neposrednega sporočanja.

Če bodo vaši globalni sodelavci dobili občutek, da spoštujete njihov urnik, bodo srečnejši pri svojem delu, manj pod stresom in bolj opazni.

3. Načrtujte e-pošto, da se izognete delu izven delovnega časa

Kadar delate v različnih časovnih pasovih, je pomembno, da ste pozorni, kdaj pošiljate sporočila ali elektronska sporočila. Če morate poslati sporočilo pred delovnim časom ali po njem, vam nekatere komunikacijske platforme (npr. Gmail) omogočajo vnaprejšnje razporejanje e-pošte.

To je priročno, kadar delate pozno in ne želite nadlegovati svoje ekipe z obvestilom o prejetih sporočilih. Prav tako je lahko v pomoč, če želite svojim globalnim sodelavcem poslati sporočilo, ki ni nujno.

Ena od učinkovitih aplikacij, ki vam samodejno prikaže razpoložljive ure sestankov v vašem lokalnem časovnem pasu, se imenuje Calendly. Drugo priročno orodje se imenuje World Clock Meeting Planner – izberite mesta, v katerih živijo vaši člani ekipe, ter datum srečanja. Nato se vam prikažejo časi, obarvani v zeleno, rumeno ali rdečo barvo, kar je pokazatelj, da je vnesena ura za sestanek dobra, ne najboljša ali slaba za vse vključene. Najpreprostejši način, da vidite, koliko je ura po vsem svetu, pa je spletno mesto Every Time Zone. Prikazuje trenutni čas v vašem mestu in drugih mestih v priljubljenih časovnih pasovih po vsem svetu. Na koncu pa vam je na voljo tudi Google Calendar, saj vsebuje številne funkcije, ki so vam lahko v pomoč pri organizaciji dela na daljavo.

Medtem ko podjetja krepijo svoja globalna prizadevanja za zaposlovanje, svet pa postaja vse bolj povezan, bo delo v razpršenih skupinah za mnoge zaposlene nujno. Prav zato so kadrovski oddelki (HR) najboljše mesto za spodbujanje sodelovanja in komunikacije med razpršenimi ekipami. HR mora svoje razpršene zaposlene podpirati s pravimi orodji, hkrati pa usposabljati vodje, da bodo znali upravljati svoje ekipe.

Si še vedno težko predstavljate, kako bi bilo upravljati razpršeno ekipo?

Sledi šest nasvetov za lažje obvladovanje dela v različnih časovnih pasovih:

Namesto da organizirate delo svoje ekipe od vzhoda proti zahodu, poskusite z organizacijo dela od severa proti jugu (čeprav je medsebojna razdalja ogromna, so si časovni pasovi dejansko bližje).
Preden skličete sestanek, se prepričajte, da bo potekal v času prekrivanja delovnih ur vseh zaposlenih.
Sklenite ekipni dogovor, katerega glavna točka bo, da se vedno pogovarjate v istem časovnem pasu. Skupaj z ekipo določite oziroma izberite enega in nato vselej sestankujte v tem časovnem pasu.
Omislite si skupen koledar, ki je na vpogled vsem članom ekipe. To je dober način medsebojnega obveščanja o pomembnih sestankih ali stvareh; posameznik vpiše zadevo v skupni koledar, ta pa samodejno izvede pretvorbe v različne časovne pasove.
Snemajte svoje sestanke, saj se bo v primeru globalnih ekip dogajalo, da se vsi ne bodo mogli udeležiti prav vsakega sestanka. Snemanje ima še eno prednost za delodajalce – s tem pokažete ljudem, ki so sestanek zamudili, da jih cenite.
Začnite razmišljati v različnih časovnih pasovih. Kadar upravljate razpršeno ekipo, imejte vselej v mislih, koliko je ura pri ljudeh, s katerimi delate, ne pri vas.