Kaj se zgodi, če ne pogledate elektronske pošte do 11. ure?

Popolnoma logično je – težko je začeti dan s preverjanjem, kaj drugi ljudje zahtevajo od vas. Vaš elektronski predal namreč ne priotiriza pošte in ne ve, kaj je za vas v tistem trenutku pomembno (to bi bilo sicer najbolje), zato ste na milost in nemilost vrženi v neprijetno situacijo, ki vas spravlja v stres, še predno sploh stopite skozi vrata službe.

Najhujše dejstvo pri vsem tem je, da je takšno spremljanje pošte navsezgodaj zjutraj izredno zasvojljivo. Odgovarjanje na nepomembno pošto in kljukanje nalog še preden pridete v službo ter zavedanje, da ste danes že nekaj naredili, je izpopolnjujoče. »Bravo! Nekaj sem naredil! Še! Še!«

Težko postane ignorirati obvestila in še težje se je osredotočiti na to, kaj je dejansko pomembno za vas in kaj vam le krade čas. In priznajte si – takšno odgovarjanje na pošto vam krade čas.

Stopite korak nazaj, zadihajte, kritično pomislite na to, kako si želite začeti svoj dan, premislite o tem, kaj počnete. Nekaj se mora spremeniti. Namesto branja si raje načrtujte dan – zdi se kot odličen način začetka delovnega dne, kajne?

Postavite si cilj, da en teden ne boste elektronske pošte prebirali kar do 11. ure. Vas zanima, kaj se zgodi?

Ponedeljek

Prvi dan je težko prekiniti to slabo navado. Vsako jutro namreč planete po telefonu, a tokrat temu ni tako. Na poti v službo razmišljate, da najbrž zamujate kakšno nujno sporočilo. Niti sodelavci vam ne morejo pomagati, saj ne vedo, da ste začeli s tem eksperimentom. Ali povedati kolegom, kaj počnete? Kako jim lahko sploh javite, če nimate njihovih telefonskih številk, do elektronske pošte pa nimate dostopa?

Po prihodu v službo si oglejte seznam del, ki jih načrtujete za danes. Vidite, da je na njem 36 alinej, a le štiri od njih od vas zahtevajo dostop do elektronske pošte. Ob 10.45 vas kliče sodelavec in panično sprašuje, ali ste že prebrali kontroverzno sporočilo vašega nadrejenega, a vi ne veste, o čem govori. Odločite se, da boste počakali še 15 minut in ob 11. uri ugotovite, da imate v poštnem predalu 20 neprebranih sporočil, nič od teh je nujnih.

Torek

Drugi dan je mirnejši, jutro je produktivno. Ob 11. uri lahko avtomatsko izbrišete pet sporočil, saj so se »težave«, ki so se v njih pojavile, avtomatsko rešile. Osredotočite se na zares nujna opravila in glede na to, da imate širši pregled nad vsemi sporočili, lahko preberete samo zadnjega v nizu in ni potrebe po prebiranju vsakega posamičnega.

Sreda

V sredo zjutraj je težko. Prepozno ste zaspali in premalo spanca imate za seboj, zato se je še toliko težje osredotočiti na naloge, ki niso v vaši navadi. Usedete se za delovno mizo in najlažje bi bilo takoj odpreti elektronsko pošto, a odločite se, da ne.

Ob doživljanju stresa in utrujenosti se veliko raje skoncentrirate na to, da preživite, kot pa, da se držite svojih načel, zato se počutite izgubljeno. A zavedajte se, da je za vsako »zdravljenje« potreben čas. Tretji dan je najpogosteje najtežji, a če ga zdržite, bodo naslednji dnevi lažji.

Četrtek

Tokrat ste že malenkost navajeni na jutra brez elektronske pošte, a se vam zdi, da tega še ne izkoriščate tako, kot bi morali. Še vedno imate nekje v globini možganov misel, da bi najverjetneje do zdaj morali z »OK« odgovoriti na deset sporočil, ki le čakajo na vašo potrditev.

Kako izgleda vaš seznam opravil? Ali ne bi bilo bolje, da začnete s tistimi, ki od vas zahtevajo premislek, raziskovanje, načrtovanje, dokončanje, urejanje, organiziranje, spraševanje, pripravo ...

Zavedate se, da ne morete globoko razmišljati, če vam računalnik vsakih pet minut zapiska in vas obvesti, da imate novo sporočilo v predalu. Kar je potrebno storiti, se bo storilo, zato se rešite vseh distrakcij, ki vas omejujo pri vaši produktivnosti.

Petek

V petek zjutraj je drugače. Sestankujete s sodelavcem in počutite se, kot da ste jutro preživeli na produktiven način. Ko se osredotočate na naloge, ki imajo dolgoročni vpliv na delo, si ne dovolite, da vas naloge, ki vam črpajo energijo, pokvarijo efektivnost. Res je, lažje je reči, kot to dejansko storiti, a vsaj poskusite lahko.

Ni dovolj le, da prenehate brati pošto do 11. ure zjutraj. Od vas se bo, v kolikor boste želeli doseči najvišjo stopnjo produktivnosti, zahtevalo jasno načrtovanje in prioritiziranje nalog. Pošto ne pregledujte, dokler ne boste dobili jasne slike o tem, kako boste »zapravili« svoj dan.