Kako (p)ostati organiziran in učinkovit pri delu?

Da bi vam pomagali optimizirati svoje delo, smo spodaj nanizali nekaj dejavnikov, ki jih morate upoštevati, da bi bili kar najbolj organizirani in učinkoviti.

1. Narava dela

Naloge, vključene v projekt, lahko zahtevajo od vas pisarniško delo ali pa delo na terenu, zato se v takšnem primeru načrtovanje in viri zelo razlikujejo.

2. Velikost ekipe

Projekt je lahko individualna naloga ali pa zadolžitev za celo skupino. Ker se velikost ekipe lahko v različnih okoliščinah tudi spreminja, je treba pri načrtovanju imeti v mislih številčnost te ekipe ali celo več ekip.

3. Trajanje projekta

Kratkoročni projekti lahko trajajo le nekaj mesecev, zato je njihovo načrtovanje dokaj enostavno. Nekoliko zahtevnejše pa je načrtovanje dolgoročnih projektov, pri katerih mora biti vaša celotna konstrukcija dela še bolj natančna, saj morate upoštevati tudi več dejavnikov tveganja.

4. Delovno okolje

Logično je, da se delovno okolje razlikuje glede na vrsto dela. V industriji IT večino dela zaposleni opravijo v klimatiziranih pisarnah – temperatura delovnega okolja je lahko celo leto ista, če bi se delavci med seboj tako dogovorili. Povsem drugače je na gradbišču, kjer je delovno okolje odvisno od vremenskih razmer in letnega časa.


Toda eno je biti dobro organiziran pri delu, nekaj drugega pa biti učinkovit in hkrati zagotoviti še najboljše rezultate. Že od otroštva nas namreč učijo, naj bomo sistematični in organizirani. Če ste med tistimi, ki mu v zibko nista bili položeni urejenost in doslednost, si lahko pomagate s spodnjimi preprostimi taktikami, kako ostati organiziran.

1. Načrtovanje

Pomembno je, da celoten projekt načrtujete vnaprej. Zastavljeno nalogo temeljito analizirajte. Če gre za skupinski projekt, določite prave kandidate oziroma sodelavce, ki bodo sposobni izvesti posamezen del ali fazo projekta. Določite temeljne kompetence vsakega posameznika in jim nato dodelite naloge glede na njihove specifične sposobnosti.

2. Urnik

Ustvarite sistematičen urnik dela. Kadar gre za skupinski projekt, imejte vselej pripravljene tudi morebitne zamenjave posameznikov za vsako posamezno nalogo, saj lahko kdo zboli, vmes zamenja službo itn. Odsotnost enega posameznika ne sme motiti ali vplivati na delo drugega člana ekipe. Pri delegiranju dela upoštevajte delovne sposobnosti vsakega posameznika in temu primerno tudi razdelite zadolžitve.

3. Urejen delovni prostor

Delovni prostor mora biti urejen na čim bolj organiziran in logičen način. Vsaka stvar mora imeti svoj prostor in biti postavljena ali pospravljena na pravo mesto. Tako se izognete izgubi časa z iskanjem orodja, opreme, osnovnih dodatkov ali pripomočkov. Stvari naj bodo razporejene tako, da se že na prvi pogled zdijo urejene, hkrati pa morajo biti vsem zaposlenim tudi lahko dostopne. Pri načrtovanju pisarniškega prostora naj bo vodilo priročnost za celoten kolektiv oziroma prikladnost za vsakega zaposlenega.

4. Določitev prednostnih nalog

Projekti pogosto vključujejo več nalog in pomembno je, da te naloge razvrstimo po prednosti. Naloge razdelite po vrstnem redu pomembnosti; najpomembnejšo nalogo morajo opraviti najučinkovitejši posamezniki kot prvo. Preproste in nepomembne naloge pa prepustite ljudem, ki so počasni ali neučinkoviti. Določanje prednostnih nalog pomaga zmanjšati tveganje in izboljšati produktivnost.

5. Varnostno kopiranje že opravljenega dela

Ne glede na to, kakšno delo opravljate, bo to dandanes pustilo določeno digitalno sled. Vsaka organizacija mora vedno vzdrževati tudi ustrezno varnostno kopijo že opravljenega dela in nalog na strežnikih, kar je s sodobno tehnologijo hrambe v oblaku zelo enostavno. Oblak vam namreč pomaga ohraniti varnost podatkov, tudi če se vam računalnik pokvari.

Ljudje imajo napačno predstavo, ko mislijo, da biti učinkovit pri delu pomeni delati 8 ur dnevno, vsaj pet dni v tednu in pri maksimalni obremenitvi. Temu ni čisto tako, saj so ljudje, ki redno opravljajo standardno količino dela, vendar pri tem ohranjajo standarde kakovosti, vselej bolj cenjeni. Da bi bili pri svojem delu čim bolj učinkoviti, lahko razmislite o naslednjih prijemih.

→ (Samo)disciplina

Disciplina je pomembna ne samo pri vsakdanji rutini v življenju, ampak tudi pri delu. Primer: Tudi če ste samostojni podjetnik, bodite točni glede delovnega časa.

→ Bodite na tekočem

Pa naj gre za najnovejšo programsko ali strojno opremo v vaši panogi. Prav tako ne pozabite na redne posodobitve svoje programske opreme na zadnjo razpoložljivo različico.

→ Analizirajte zastoje dela

Ljudem in strojem je skupna ena stvar – ne eni ne drugi ne morejo delati ves čas in neprekinjeno. Skušajte razumeti individualne omejitve in ustrezno načrtujte nadaljnje delo.

→ Skrb za zdravje

Če ste šef organizacije, poskrbite, da bodo vaši zaposleni ostali zdravi. Zagotovite jim ustrezne okoliščine; naj bo delovno okolje veselo in brez stresa. Poskrbite, da bo imela vaša pisarna priročne ergonomske pisarniške stole, zaslone za prenosnike in monitorje itd.

Da bi bili na delovnem mestu kar najbolj učinkoviti, pa morate biti poleg upoštevanja zgoraj opisanih dejavnikov tudi čustveno srečni in uravnoteženi. Zato je priporočljivo, da si občasno vzamete tudi premor od napornega delovnega urnika. Čustveno svežino vam bodo pomagale ohraniti denimo počitnice z družino. Zaradi utrditve in izboljšanja vezi z družinskimi člani se boste namreč počutili varne, to pa vam bo dalo novega zagona in motivacijo za (še boljše) delo.

Preberite tudi: