Kako uspešno voditi ekipo na daljavo?

22.2.2022

Povej naprej

Pandemija koronavirusa je korenito spremenila način dela in tudi razmišljanje o njem. Vodenje ekipe na daljavo oziroma vodenje virtualne ekipe je dejansko nekaj, kar zahteva poseben pristop. Nekaj trikov razkrivamo v tem zapisu.

Če malce pobrskamo po nedavni zgodovini – do konca marca 2020 je več kot 100 držav uvedlo takšno ali drugačno obliko zaprtja javnega življenja, zaradi česar je na milijone ljudi ostalo zaprtih v svojih domovih, mnoga podjetja pa prešla na delo na daljavo. Takrat so se menedžerji nenadoma znašli v situaciji, ko so bili odgovorni za delo ljudi, ki jih niso mogli nadzorovati, kot so bili navajeni.

Vodenje ekipe na daljavo oziroma vodenje virtualne ekipe je dejansko nekaj, kar zahteva poseben pristop, kar pa za vodjo pomeni, da mora svoje običajne prijeme prilagoditi. Ker je to lažje reči, kot storiti, v nadaljevanju sledi nekaj smernic, ki bi vam utegnile priti prav, če se znajdete v tej vlogi. In če so na eni strani pandemiji šteti dnevi, na drugi strani delu na daljavo še zdaleč ni videti konca – prej obratno, saj bi si glede na raziskavo Global Talent Survey skoraj 75 % ljudi želelo vsaj občasno delati od doma.

1.) Svoji ekipi postavite realne cilje in roke

Če vaša ekipa dela od doma, to še ne pomeni, da bo imela več časa za delo. Res je, da člani ekipe prihranijo čas, ki ga običajno porabijo za pot na delo, a se morajo zdaj spoprijeti z drugimi novostmi, kot so na primer sprememba rutine, drugačen delovni prostor in druge motnje, ki jih prej v pisarni ni bilo. Nekaterim delo od doma ustreza bolj, drugim spet manj. Prisluhnite svojim zaposlenim in jim dovolite, da najdejo svoj ritem. Če je v vaši moči, temu prilagodite roke in delovne naloge.

2.) Spodbujajte svojo ekipo, da prevzema odgovornost za svoje delo

Pri delu na daljavo je sodelovanje tisto, ki znotraj ekipe najbolj trpi. Za vodjo postane zagotavljanje praktičnega usposabljanja ekipe, neformalno spremljanje dogajanja, kaj in kako ekipa dela, ter zagotavljanje povratnih informacij v takšnih okoliščinah precejšen izziv.

Nekoč preprost pogovor v kuhinji med srebanjem kave se je sedaj prelevil v sestanek. Ne glede na to, ali spremljate ekipo in z njo komunicirate po e-pošti, klepetu ali telefonu, stvari postanejo bolj formalne, kar pri zaposlenih (po)veča stres. Da bi se temu izognili, svojo ekipo spodbudite, da v celoti prevzame odgovornost za svoje zadolžitve oz. projekt. Takoj določite jasna pričakovanja. Pustite ekipi, da na začetku dela napake in ji dovolite, da se iz njih uči. Poskrbite, da bodo vsi člani ekipe vedeli, da se lahko v primeru težav vedno obrnejo na vas. Čeprav to morda kratkoročno vpliva na kakovost dela in lovljenje rokov, bo na dolgi rok vaši ekipi pomagalo delovati bolje – tudi kadar ne bo delala od doma.

3.) Spremenite subkulturo svoje ekipe

Vsaka ekipa ima svojo subkulturo, ki izhaja iz splošne kulture podjetja oziroma organizacije. A zahtevati od svoje ekipe, da obdrži enake kulturne kodekse, je pri delu na daljavo morda nesmiselno. Raje spremenite svojo subkulturo, da bo ustrezala vaši ekipi in trenutni situaciji.

Če je na primer v pisarni kodeks oblačenja strogo določen, to med Zoom sestanki načeloma nima smisla. Lahko pa  celo naredite korak naprej in tako zavoljo morale ob petkih vsi med tedenskim Zoom sestankom nosite smešna naglavna pokrivala, kar bi bilo drugače v pisarni zaradi narave dela neizvedljivo.

Če nimate obstoječih pravil za delo na daljavo, lahko kot osnovo za nadgradnjo uporabite spodnja načela:

Transparentnost
Delovne naloge vsakega člana ekipe so jasno določene, kar pomeni, da vsak ve, za kaj je zadolžen. Člani ekipe komunicirajo med seboj in sledijo drug drugemu, na kateri točki oz. stopnji projekta se nahajajo.

Odgovornost
Vaša ekipa stoji za vsem, kar počne, od začetka do konca. Določite pričakovanja, ki so razumna in s katerimi se ekipa strinja, nato pa zagotovite, da za svoja dejanja in rezultate prevzame tudi odgovornost.

Komunikacija
Člani ekipe naj napovedo, kdaj bodo delali, in povedo, kako najlažje komunicirajo. Normalno je, da občasno niso dosegljivi, vendar mora biti jasno, kdaj so razpoložljivi.

Bodite ponosni na svoje in njihovo delo
Tudi če dela od doma, ima vaša ekipa rada svoje delo, zato si ga želi opraviti kar najbolje. Če ste vi in vaša ekipa ponosni na to, kar počnete, bo to vidno tudi pri končnih rezultatih. Pohvala je vedno na mestu.

Vodenje ekipe na daljavo ali vodenje virtualne ekipe je nekaj, kar zahteva poseben pristop.

4.) Orodja so ključnega pomena

Da bi bilo delovanje na daljavo manj zapleteno, si lahko pomagate s številnimi orodji, aplikacijami in programi, pa naj gre za načrtovanje, komunikacijo ali skupno rabo datotek – preverite Monday, Google Drive, Jiro, Slack in podobne. Spodbujajte svojo ekipo k čim obsežnejši uporabi teh orodij. Če ekipa teh orodij ne pozna ali jih uporablja prvič, si vzemite nekaj časa tudi za usposabljanje.

5.) Organizirajte redne sestanke

Bistveno je, da načrtujete svoj dan, teden in celo mesec vnaprej. Pri delu na daljavo je to še toliko bolj pomembno, saj potrebujete okvir za to, kako bo potekal vaš delovni dan. Če imate vnaprej postavljene cilje, boste lažje ocenili čas, ki ga potrebujete za izvedbo določene naloge, in pravilno razdelili svoj dan. Da bi vse skupaj potekalo čim bolj gladko, vam predstavljamo tri načine za doseganje tega cilja:

  • Na začetku vsakega meseca skličite sestanek, na katerem predstavite okvirni načrt in ekipi določite tedenske cilje.
  • Imejte kratke dnevne sestanke, na katerih vsak posameznik predstavi svoj načrt dela za ta dan.
  • Ob koncu tedna organizirajte sestanek, na katerem vsi poročajo, kaj so že naredili in ali so še na pravi poti za dosego zadanih ciljev, prav tako pa se pogovorite tudi o tem, ali potrebujejo kaj od ostalih članov ekipe.
Poskrbite, da sestanki ne bodo sami sebi namen, temveč bodo učinkoviti in v pomoč pri delu. Nihče tudi ne želi nenehno poročati o svojem delu brez povratnih informacij in izmenjave informacij.

6.) Delo v različnih »časovnih pasovih«

Včasih se ekipe nahajajo v različnih državah in imajo različne delovnike, hkrati pa ima tudi vsak človek v dnevu določeno časovno okno, znotraj katerega najbolje deluje. Tako se včasih zgodi, da so različni člani ekipe dejavni ob različnih urah. To sicer lahko oteži sodelovanje, še toliko bolj, če je delo enega člana ekipe vezano na delo drugega. Da bi ekipa delovala učinkovito, morajo vsi člani med seboj komunicirati in najti skupni čas za sodelovanje. V ekipah, kjer obstaja visoka stopnja odgovornosti, rezultati zaradi dela v različnih »časovnih pasovih« ne trpijo.

7.) Prihranite nekaj časa tudi za zabavo

Ena največjih napak, ki jih delajo menedžerji, je ta, da med klici ali sestanki preko povezave Zoom govorijo samo o delu. To je eden izmed razlogov, zakaj ekipa pogreša tovarištvo, ki ga je sicer občutila med skupnim delom v pisarni. Čeprav nič ne more nadomestiti pogovora v živo, je to vseeno dober način, da svojim podrejenim pokažete, da si znate nekaj časa vzeti tudi za zabavo. To je lahko pet minut na začetku vaših vsakodnevnih sestankov, ko se pogovarjate o vsem, le o delu ne. Recimo, da ste z ekipo dogovorjeni za tedenski sestanek prek povezave Zoom. Pred začetkom sestanka lahko za uvod drug drugemu predstavite svojo družino in hišne ljubljenčke ali pa lahko poklepetate o tem, kaj trenutno berete, gledate, morda kuhate. S tem svoje ekipe ne boste zgolj kratkoročno osrečili, temveč ji boste pokazali, da razumete, da so njihovi ljubljeni in hobiji enako pomembni kot delo. Hkrati boste bolje razumeli svojo ekipo in tudi to, od kod črpa svojo motivacijo.

8.) Pozorno spremljajte dogajanje

Dolgotrajno delo od doma lahko pri zaposlenih sproži različna negativna čustva, kot sta depresija in padec motivacije, naloga vodje pa je, da skrbi za dobro počutje celotne ekipe. Med sestanki ekipe naj bo vaša kamera vklopljena, ostale člane pa spodbujajte, da storijo enako. Kadar je delo na daljavo nekoliko dolgotrajnejše, poskrbite, da se z ekipo slišite tudi ena na ena in jim (po)nudite pomoč, če in kadar jo potrebujejo.
Delo na daljavo danes ni več bavbav, kot je bil še dve ali tri leta nazaj. Če želite biti uspešen vodja, pa naj gre za vodenje ekipe iz oči v oči ali na daljavo, skušajte voditi z zgledom. Bodite oseba, kakršno si želite videti med člani svoje ekipe. Pogovorite se z njimi o izzivih, s katerimi se sami soočate, ko delate od doma, saj jih tako spodbudite, da izrazijo tudi svoje skrbi. S svojim zgledom predstavite, kakšna je najboljša praksa glede komunikacije in sporočanja razpoložljivosti za delo, za katero si želite, da ji sledijo. In obratno – uporabljajte in uvedite koristne prakse, ki vam jih predstavi ekipa, saj se lahko konec koncev tudi sami česa naučite od nje.



Vir:
Nasvet je za vas napisala: ekipa MojeDelo.com

Preberite tudi:

1. Kako je pandemija spremenila naš delovnik?
2. Kako nagraditi svoje zaposlene?
3. Kako učinkovito reči NE!

Bodite na tekočem z našimi kariernimi nasveti!

Prejemajte jih tedensko v vaš e-nabiralnik – registrirajte se.

Povej naprej

Izberi področje dela