Kako ločiti pomembne in nujne delovne naloge med seboj?
Zaposlitveni portal MojeDelo.com za optimalno delovanje uporablja piškotke. Ali se strinjate z njihovo uporabo? Strinjam se Želim izvedeti več

Kako ločiti pomembne in nujne delovne naloge med seboj?

5.2.2018

Povej naprej

Veliko ljudi svoj dragocen čas porabi za reševanje situacij in kriz, mnogokrat se ukvarjajo s tujimi težavami, kar jim na koncu dneva pobere vso energijo in se ne morejo posvetiti zadevam, ki so njim osebno resnično pomembne. Naše odločitve so tiste, ki ločijo produktivne osebe od drugih, neproduktivnih.

Dwight D. Eisenhower je bil 34. predsenik Združenih držav Amerike, predsedoval je med letoma 1953 in 1961. Pred to nalogo je služil kot general v vojski in poveljnik v 2. svetovni vojni. Kasneje je postal del NATO zveze. Vsakodnevno je postavljal težke odločitve o tem, na katere naloge se je potrebno osredotočiti, zato je po svetu postala znana njegova taktika – Eisenhowerjeva metoda, ki prioritizira nujne od pomembnih stvari.

Po njegovi teorij se težave delijo na dve vrsti: nujne in pomembne.

Omenjena metoda je izredno uporabna metoda uporavljanja s časom, ki vodi do tega, da so naloge opravljene na produktiven način. Govora je o radikalni ali ekstremni prioritizaciji, ta enostaven model pa nas usmeri v dolgoročno strateško načrtovanje in efektivnost. Veliko situacij, ki nam jemljejo energijo in kradejo čas, lahko zlahka eliminiramo, če se držimo njegovih principov. Gre se o enostavnemu sklepanju odločitev, ki ga lahko začnete uporabljati kar zdaj. Namenjena je temu, da se iskreno vprašate, ali je akcija na določeno situacijo res pomembna.



Kako uporabljati Eisenhowerjevo metodo?

S to metodo lahko le profitirate, če se prisilite in prepričate, da svoje dnevne naloge postavite v radikalno kategorizacijo. Razdelite jih na štiri kategorije.

1. Naloge so nujne in pomembne.

2. Naloge so pomembne, ne pa nujne.

3. Naloge so nujne, ne pa pomembne.

4. Naloge niso pomembne, niti nujne.

Nujne in pomembne naloge morajo biti dokončane takoj – lotimo se jih nemudoma in osebno, primer: težave, naloge s časovnimi roki, ki nam dihajo za ovratnik, nesreče. Pomembne in ne nujne naloge so naši pomembni cilji, na katerih delamo mi sami, a ni potrebno, da se jih lotimo takoj, primer: medsebojni odnosi, načrtovanje. Tretja kategorija nalog, nujnih in nepomembnih, je tista, s katero se največkrat ukvarjajo žalostni ljudje – to so srečanja, dejavnosti, prekinitve, kot so telefonski klici ali razna sporočila. Strokovnjaki svetujejo, da se z njimi ukvarjamo le kratek čas. Zadnja skupina nepomembnih in ne nujnih nalog je tista, s katero bi se morali spopadati najmanj časa, saj vanje spadajo motilci in distrakcije, kot je gledanje televizije in druge zanimive, prijetne situacije.

Cilj zgoraj opisane metode je filtriranje svojih odločitev in osredotočanje na tisto, kar je zares pomembno – biti moramo odzivni in znati morami reagirati v vseh situacijah.

Nujne naloge od nas zahtevajo nemudno reakcijo in pozornost, to so tiste, ki kar kličejo »Zdaj!«. Od nas zahtevajo odzivnost, osredotočenost, zagnanost, hitenje. Pomembne naloge od nas zahtevajo dolgoročno predanost, vanje so vpletene tudi naše vrednote ter cilj. Od nas se v teh primerih pričakuje, da bomo nanje mirneje in bolj racionalno reagirali.

Ključni poudarki metode

V kolikor si zares želite izboljšati svojo sposobnost upravljanja s časom in posledično produktivnost , naloge, ki spadajo v prvo kategorijo, opravite takoj zjutraj – prvih 90 minut delovnika posvetite njim. Večji odstotek svojega dneva namenite nalogam iz prvih dveh kategorij, a pazite, da ne reagirate le na tiste, ki zahtevajo vašo pozornost, temveč na tiste, ki zares morajo biti dokončane v roku. Svoje delo načrtujte vnaprej in na ta način se bo vaša efektivnost zelo izboljšala.

Verjamemo, da bo veliko nalog iz tretje kategorije, ki bodo zbudile vašo pozornost, a ni nujno, da jih opravite sami – angažirajte tudi druge prijatelje, sodelavce in znance ter jim nekaj od teh tudi predajte. Ključno je, da si ne dovolite, da vam drugi kreirajo vaš seznam prioritet, še posebej ne tisti, ki vas zasuvajo z opravki iz četrte kategorije. Zavedajte se, da je večina teh nalog le izguba časa in če vam uspe osredotočanje nanje zmanjšati na 5 % časa v celem dnevu, boste naredili ogromno.

Zapomnite si: ni bistvo v zbiranju nalog, temveč v dokončanju teh.

Vas zanima, na kakšen način še izboljšati svojo produktivnost?


ČESAR SI NE ŽELITE, A MORATE ...


Anja Damjanović za MojeDelo.com

Povej naprej

Izberi področje dela