Svet kompetenc: Virtualni timi
24.4.2020
Delovanje tima je še posebej pomembno ko govorimo o virtualnih timih, ki se redko ali pa celo nikoli ne srečajo v živo. Delovanje znotraj takšnega tima je še poseben izziv, saj se ljudje pri komunikaciji v večjem delu zanašamo na neverbalno komunikacijo, ki ima močno sporočilno vrednost. Poleg same komunikacije so izziv tudi postavljanje ciljev in zadolžitev, delegiranje nalog in pretok informacij. Predvsem pa virtualni timi še pred začetkom projekta potrebujejo izjemno dobro organizacijo dela, komunikacije in pravil opravljanja zadolžitev. Za čim bolj uspešno sodelovanje tudi v virtualnih timih najdete v nadaljevanju nekaj uporabnih nasvetov, ki vam lahko pomagajo, da bo vaš tim še uspešnejši.
1. V kolikor je le mogoče, naj se pred začetkom projekta tim vsaj enkrat sreča v živo:
Lažje boste ustvarili odnose in zaupanje za uspešno sodelovanje med projektom.
2. Jasno določite naloge in zadolžitve, ne zgolj cilje in vloge:
Jasna navodila nalog in zadolžitev poskrbijo, da vsi člani tima vedno vedo, kaj je njihovo delo. Koordinacija dela je pri virtualnih timih še večji izziv kot sicer in potrebuje več pozornosti, saj so člani na različnih lokacijah in ad hoc sestanki ter usklajevanja niso vedno možna.
3. Jasna pravila komunikacije:
Komunikacija virtualnih timov je manj pogosta in potrebuje več jasnih pravil že od začetka. Vnaprej določite kdaj bodo potekali sestanki, kdaj naj komunikacija poteka preko e-pošte in kdaj preko telefona.
4. Vložek v kvalitetne aplikacije za komunikacijo:
Kvalitetne aplikacije za komunikacijo vam omogočajo hitrejše in bolj učinkovite virtualne sestanke, izboljšajo vključenost članov in pripomorejo k boljši organizaciji dela.
5. Zgradite usklajen tim:
Delo na različnih lokacijah lahko hitro podre ritem tima in ustvari nepovezanost. To lahko premostimo z rednimi sestanki (če je le mogoče ob istih urah/dnevih), pripravljeno agendo sestankov in podobnimi rutinami. Posameznike lažje poveže in uskladi priprava na sestanke, misel na projekt in komunikacija z ostalimi člani tima.
6. Jasno postavljene zadolžitve in preverjanje:
V pomoč vam bodo pri večji vključenosti v projekt in tim ter produktivnosti. Lažje boste tudi identificirali ključne vmesne korake in preverjali njihovo stanje.
7. Delite si vodenje tima:
V kolikor ima vsak član tima tudi odgovornost za vodenje določenega dela projekta, bodo člani tima veliko bolj motivirani za uspešno opravljeno delo. Tako boste ustvarili motivacijo vlečenja (»pull motivacijo«) in ne zgolj motivacijo potiska (»push motivacijo«), ki je značilna za vodenje z eno odgovorno osebo.
8. Ne pozabite na individualno obravnavo članov
Vsak si želi imeti občutek, da je s strani vodje projekta opažen in da se vidi njegov prispevek v projektu. Redno se pogovarjate tudi z vsakim članom individualno, da boste še bolj motivirali svoje člane in jim nudili podporo.
Ne glede na obliko in vlogo je lahko timsko delo polno izzivov, pa tudi uspehov in skupnega veselja. Vsi radi dobro in uspešno opravimo svoje delo, še posebno, če gre za pomemben skupni projekt.
Morda v trenutnem timu nimate vloge, ki bi si jo želeli. Poglejte na to kot priložnost, da se želene vloge učite med sodelovanjem in si jo naslednjič prislužite. S tem ne boste le razvijali kompetenc, pomembnih za timsko delo, a tudi kompetence za uspešno grajenje kariere. Naučili pa se boste tudi kako biti v timskih vlogah še bolj uspešni.
Želite izvedeti več o timskem delu in kako razvijati to kompetenco? Preberite več v prispevku Svet kompetenc: Timsko delo.
Naslednjič pa se bomo dotaknili pomena empatije na delovnem mestu.