Na naslednjem sestanku izstopajte!

Poslovni sestanki so velikokrat ena izmed nalog, ki predstavljajo muko. Če bi naredili kratko anketo med zaposlenimi v enem podjetju, bi ugotovili, da bi z veseljem črtali nekaj sestankov, če bi le imeli to možnost. Navsezadnje pa so sestanki, če so vodeni smiselno, lahko tudi produktivni in dobra usmeritev za nadaljnje delo.

Namesto, da pred naslednjim sestankom trepetate, raje razmislite, kako lahko to priložnost uporabite za napredovanje v vaši karieri. Vaš nastop vam lahko pomaga pustiti pečat v podjetju in vas pripelje do uspeha. Poslovni sestanki so super priložnost za mreženje in sklepanje močnih poslovnih vezi, zato je pomembno, kako se boste izkazali pred vašimi vrstniki.

Sledi 6 enostavnih strategij, s katerimi boste na naslednjem sestanku blesteli.

1. Pripravite ekipo

Pred sestankom poskrbite, da bodo vsi udeleženci seznanjeni z namenom, še preden vstopijo v sejno sobo. Če imate možnost, jim še pred sestankom dajte »domačo nalogo«, da bodo o temi razmišljali že prej. To bo pomagalo, da bodo vsi prišli pripravljeni, tako pa boste lahko uspešno in produktivno začeli sestanek. Udeležencem daste možnost, da aktivno sodelujejo na sestanku in ne zgolj sprejemajo enosmerne informacije.

2. Izkoristite »čas vmes«

Če ste za sestanek dogovorjeni v prostorih in pisarnah drugih udeležencev, vas bo nekdo najverjetneje sprejel v sprejemni sobi/recepciji in vas vodil do prave pisarne. Ta vmesni trenutek z osebo izkoristite za kratek pogovor o organizaciji – kdo je pristojen za določeno področje, kaj se trenutno dogaja v podjetju… Te informacije vam bodo prišle veliko bolj prav kot pa brezpredmetni pogovori o vremenu in politiki.

3. Ponudite smiseln uvod

Imejte pripravljenih par vprašanj, ki jih boste podali na začetku sestanka in s katerimi boste premerili pričakovanja in znanje udeležencev. Ne mislite, da so vsi na istem nivoju. Začetek izkoristite kot povzetek kritičnih informacij, da boste definitivno prepričani, da ste vsi na isti valovni dolžini. Ta kratek a efektiven korak bo pripomogel tudi k večji produktivnosti sestanka.

4. Uporabljajte različne stile

Nekateri so bolj vizualne narave, spet drugi raje poslušajo. Na predstavitvi uporabite slike, izročke, flipchart tablo in druge vizualne pripomočke, da boste zadovoljili vsem potrebam udeležencev in si zagotovili, da bodo vsi razumeli bistvo sestanka.

5. Poudarjajte sodelovanje

Vsi smo že slišali rek Več glav več ve. Ko se boste soočali z večjo skupino, poskrbite, da boste to priložnost tudi izkoristili. Vzemite si nekaj časa, da vsak predstavi svoje ideje in predloge. Zapisujte si vse informacije in jih po sestanku tudi predstavite ter vključite v zapisnik.

6. Vključite vse

Kakorkoli se v poslovnem svetu sliši nemogoče, definitivno obstajajo ljudje, ki jim še vedno ni prijetno svojih idej predstaviti tekom sestanka. Strokovnjaki svetujejo, da se večkrat ustavite pri takih ljudeh in iz njih poskusite izvleči njihovo mnenje. Poskrbite, da se povežete tudi z njimi na več načinov (v skupinah, ena na ena, preko elektronske pošte, telefona itd.) in se tako zbližate z vsemi pomembnimi deležniki v vašem projektu.

Portal znanja je največji spletni izobraževalni portal, kjer si lahko ogledate aktualno ponudbo in se na izobraževanja tudi prijavite.

PREBERI VEČ

Avtor: Anja Damjanović za MojeDelo.com