Razlogov za natrpane urnike je več; pri deloholikih je to preprosto posledica tega, da nase prevzemajo preveč nalog in težko rečejo »ne«. Na drugi strani imamo prokrastinatorje (tisti, ki radi odlašajo z delom do zadnjega trenutka), ki se bodo ukvarjali z vsem mogočim, kar jih sicer veseli in zabava, najnujnejše naloge, ki jim »ne dišijo«, pa bodo prelagali do najskrajnejše točke. Potem pa so tukaj še (pre)zahtevni nadrejeni, ki imajo morda slab pregled nad potekom dela v podjetju in pri svojih zaposlenih, ali pa slednjim brez občutka nesorazmerno razporejajo in nalagajo delovne naloge.

Ne glede na to, zakaj se naenkrat utapljate v delu in »se ne vidite ven«, lahko uporabite nekaj trikov, ki vam bodo olajšali vsakotedensko sprotno organizacijo dela. Poskušajte se držati vnaprej določenega urnika za opravljanje posameznih delovnih obveznosti, pri čemer je pravilna ocena, koliko časa potrebujete za posamezno nalogo, ključnega pomena. Samo tako vam bo uspelo, da se boste svojega urnika tudi zares držali.

Delovne naloge organizirajte smiselno – dejavnosti naj si sledijo v zaporedju. Ko končate z ustvarjalnimi, miselno zahtevnimi nalogami, ki od vas zahtevajo zbranost, se posvetite bolj rutinskim opravilom (odgovarjanje na elektronska sporočila in neodgovorjene telefonske klice, skeniranje in kopiranje dokumentov itn.). Vaši možgani se bodo tako spočili, hkrati pa bodo imeli možnost med rutinskimi opravili še naprej razmišljati o prejšnjih nalogah, kar lahko povzroči tudi t. i. »AHA trenutek«, ki vas lahko pripelje do izjemno ustvarjalnih zamisli za razrešitev težave ali dokončanje delovne naloge.

V resnici gre za navadno tremo

Prokrastinacija pomeni odpor. Veste, da morate nekaj opraviti, ampak se nikakor ne morete pripraviti do tega, ker morate nujno spiti kavo in nekaj pojesti, preden začnete, preveriti elektronska sporočila, opraviti telefonski klic, pospraviti mizo in goro papirjev na njej ... Ste že prepoznali vzorec? V resnici imate tremo oziroma vas je strah te zadolžitve. To velja še toliko bolj za velike projekte in zahtevne naloge, ki od vas zahtevajo dodatno vnemo. 

Prokrastinatorjem je najtežje začeti, zato je priporočljivo, da svojo nalogo najprej razbijete na več manjših nalog, potem pa si za začetek izberete tisto, ki se vam zdi najlažja in vam bo vzela najmanj časa. Če morate denimo napisati pet strani poročila, lahko začnete tako, da odprete prazen Wordov dokument ter napišete naslov in datum. 

Ko premagate začetno krizo in se lotite dela, poglejte na uro in določite, koliko časa boste danes vztrajali pri tej nalogi (npr.: ura je osem zjutraj in danes se boste s tem ukvarjali največ do devetih, potem pa boste prešli na druge delovne dejavnosti, ki ravno tako zahtevajo vašo pozornost).

Morda pa preprosto morate občutiti pritisk

Obstaja še en način, kako začeti delo – izmislite si nek gib, gesto ali majhen ritual, ki ga opravite vsakič, tik preden se lotite dela. To je lahko tlesk s prsti, plosk z dlanmi, pokanje členkov, morda vaš moto, ki ga izrečete na glas, globok vdih itn., pač nekaj, kar bo postalo vaš zaščitni znak pred začetkom dela. Vaši možgani se bodo navadili na povezavo med to gesto in začetkom dela, kar jim bo omogočilo, da hitreje preklopijo na »delovni način«. 

Med prokrastinatorji najdemo tudi take, ki preprosto morajo občutiti pritisk, da opravijo svoje delo. To v bistvu pomeni, da jih motivirajo roki. Bližje kot je rok (npr.: za oddajo poročila), večji je pritisk, ki ga občutijo, in bolj so motivirani za delo. To pa je tudi razlog za njihovo odlašanje z delom do zadnjega trenutka. Za takšne posameznike je smiselno, da si sami postavijo rok (pa naj gre za datum ali uro), do kdaj mora biti delo opravljeno, ali pa se zanj dogovorijo s sodelavci in nadrejenimi, če so sami nedosledni. 

Kadar vas čaka kopica dela, ki od vas zahteva zbranost, vas pa nenehno motijo vrvež v pisarni, sodelavci s svojimi vprašanji, telefonski klici in poplava elektronskih sporočil, si lahko pomagate z različnimi metodami ali s kombinacijo več prijemov. Hrup in trušč lahko nekoliko ublažite z ušesnimi čepki ali poslušanjem glasbe za delo, učenje in zbranost prek slušalk. Za tiste najobčutljivejše priporočamo slušalke za odpravljanje hrupa. To ne pomeni, da boste v polni pisarni ali učilnici naenkrat v tišini, bo pa hrup veliko manj občuten in moteč. 

Če težko ostanete zbrani, delajte v intervalih (po 45 ali 90 minut, odvisno od posameznika), po vsakem pa si vzemite nekaj odmora (po 45-minutnem intervalu 5–10 minut, po 90-minutnem pa 15–20 minut). Sami presodite, katera kombinacija je za vas najučinkovitejša. Če vas nekatere stvari hitro z(a)motijo, denimo telefon, ga za čas, ko morate biti zbrani, utišajte in pospravite v predal. Intervali po 90 minut so še posebej priporočljivi za deloholike, ki potem ko se zatopijo v delo, pozabijo na vse – vključno z odmori za stranišče, malico itn. Pri izjemno nabito polnem urniku je čas za odmor lahko ključnega pomena. Spočiti boste namreč lažje opravljali miselno najzahtevnejše naloge. Kadar se znajdete na točki, ko se vaš miselni proces ustavi, in ne veste, kako nadaljevati, je zagotovo čas za odmor – vaši možgani ga namreč nujno potrebujejo.

Katera prednostna naloga je najpomembnejša?

Kadar pa je nabito poln urnik posledica napačnega razporejanja dela prezahtevnega nadrejenega, je čas za pogovor. Če menite, da vam nalagajo preveč dela, ki ga ne zmorete opraviti, ne glede na to, kako dobro ste organizirani in koliko dodatnih nadur opravite, morate o tem spregovoriti. Najprej povprašajte sodelavce, ali se tudi oni počutijo podobno kot vi. Potem pa na osnovi dejstev in ustvarjalnih predlogov, kako razrešiti ta (neljub) položaj, pristopite do nadrejenega in mu zaupajte svoje okoliščine. Če so vaše pritožbe utemeljene na osnovi dejstev, svojemu (pre)zahtevnemu nadrejenemu pa hkrati ponudite samoiniciativno rešitev problema (denimo kako bi lahko delo v podjetju nekoliko drugače prerazporedili ali organizirali, da ne bi zastajalo in se nabiralo, vi pa bi se hkrati uspeli razbremeniti), običajno ta pristane na ponujeno rešitev.

Kadar je dialog s prezahtevnim šefom nemogoč (pri tem imamo v mislih oba spola, op. a.), se osredotočite izključno na naloge, ki veljajo za prednostne. Če so prednostne vse ali večina nalog, stopite do šefa, mu pojasnite, da imate čas samo za eno od njih, in ga vprašajte, katera je najpomembnejša. Ko se šef odloči, se posvetite tej nalogi, vse ostalo je drugotnega pomena. Izogibajte se dejavnostim, pri katerih niste učinkoviti in ki vam misli preusmerjajo stran od vaše prednostne naloge.

Za konec pa lahko naredite še nekaj, kar vam bo pomagalo sprostiti urnik – izogibajte se nepotrebnim dejavnostim! Ne prevzemajte nase dodatnega dela ali v prevodu: če nekaj ni brezpogojna prednostna naloga, vi pa imate nabito poln urnik, se vsem nenujnim dejavnostim izognite. V nasprotnem primeru boste svoj urnik še dodatno obremenili, sebi pa naložili dodaten stres.

Nasvet je za vas napisala: ekipa MojeDelo.com

Preberite tudi:

1. Kako pridobiti motivacijo, zagon in vnemo za delo?
2. Proti stresu z meditacijo

3. Nasveti za lažje delo od doma ob otrocih

Bodite na tekočem z našimi kariernimi nasveti!

Prejemajte jih tedensko v vaš e-nabiralnik – registrirajte se.