Medtem ko so sestanki pogosto osredotočeni na delo, je pomembno, da ekipe preživijo nekaj časa skupaj tudi brez fokusa na službi. Na koncu vsakega delovnega tedna izvedite virtualno srečanje in vsakemu članu ekipe postavite tri vprašanja. Na vsakega od njih zadostuje en odgovor oziroma predlog.

Poskrbite, da tudi vodja odgovarja na ta vprašanja, saj tako ustvarja občutek, da so vsi člani ekipe enaki. Takšna vprašanja zaposlenim ne omogočajo samo razprav in optimizacije dela, temveč omogočajo, da zaposleni delijo nekaj o svojem osebnem življenju z drugimi člani ekipe. Uporaba videa je ključna, saj tako lahko spremljajo mimiko, ljudje se zato počutijo bolj prisotne in dobijo resnično občutek pogovarjanja. Dajte zaposlenim čas, da se pred srečanjem pripravijo in razmislijo o svojih odgovorih. Prav tako določite čas, ki ga ima posamezen član na voljo za predstavitev odgovorov.

Zabaven nasvet - Predlagajte, da vsak zaposleni na spletno srečanje prinese kavo, čaj ali drugo pijačo po izbiri, tako da se počuti bolj kot odmor za kavo. Izzovite jih, naj prineseno pokomentirajo.

Namen oddaljene pisarne v živo je članom tima pomagati vstopiti v delovni proces in ostati osredotočeni, produktivni in motivirani, kljub temu, da se ne vidijo.

Kako deluje? Na začetku dneva prvi član ekipe začne video klepet, postopoma se mu pridružijo tudi ostali člani ekipe, podobno kot se to zgodi v fizični pisarni. »Soba« za video klepet predstavlja virtualno pisarno - kraj, kjer se vsi člani delajo na svojih nalogah in se spodbujajo.

Spoznajte tudi sproščeno plat sodelavcev in drug drugemu odprite svoje domove.

Kako deluje? Vsak član tima posname ali v živo (preko videoklica) pokaže svoj dom in nekaj svojih najljubših stvari. Aktivnost je primerna za majhne time in je odličen način za izboljšanje vzdušja. Ko ljudje govorijo o stvareh, ki so jim všeč, je lažje ohraniti dobro voljo, s spoznavanjem osebnega pa s sodelavci lažje gradimo občutek povezanosti in tkemo prijateljstva.

Organizirajte virtualno igro, v kateri člani tima nasedejo na zapuščeni otoku s sedmimi predmeti, od katerih lahko zase izberejo le tri. Namen je na otoku preživeti neznano dolgo časa, zato je pomembno kakšne predmete bodo izbrali. Z igro spodbujamo delovanje sodelavcev kot tima, njihovo strateško razmišljanje, zdravo konkurenco in navdušenje.

Predmeti, ki so jim na voljo, naj bodo čim bolj nenavadni, a strateško uporabni, da bodo sodelujoči izzvani k razmišljanju in načrtovanju; na primer: vrečka s sadnimi in zelenjavnimi semeni, žepni nož, 50 m vrvi, posteljnina, vedro, 2 litra kerozina in vžigalnik.

Kako scenarij izpeljemo? Najprej pojasnimo koncept in predmete, ki so jim na voljo. Nato sodelavce razdelimo na skupine, ki se organizirajo med seboj in izberejo predmete. Ko so vsi pripravljeni, se srečamo na skupinskem video klepetu in razpravljamo o rezultatih. Bistveno je razumeti, zakaj je kdo izbral kateri predmet.

Zaposleni v virtualnih teamih pogosto zamudijo priložnost, da z drugimi člani skupine poklepetajo o osebnih zadevah, o družini, osebnih dogodkih in hobijih zunaj službe. Eden od načinov za delitev osebnega dogajanja sodelavcev je lahko tudi delitev koledarja, v katerega poleg navadno vključenih delovnih dogodkov in rokov lahko zapišejo tudi osebne zapise. Na primer, sobotni zapis lahko vključuje: "Janezova družina gre v hribe." Člani tima lahko vnašajo osebna sporočila, spodbude ali čestitke, kar vodi v odkrivanje skupnih točk. Hkrati ljudem poda tudi informacijo o tem, kdaj bodo člani skupine nedosegljivi, in s tem pozitivno vpliva na učinkovito komunikacijo.

Pri tej tehniki najprej zberemo osebna dejstva oziroma zanimivosti o vseh zaposlenih (članih tima). Nato ta seznam brez imen delimo z vsemi. Ob vsakem osebnem dejstvu je prazen stolpec, v katerega posameznik zapiše, za katerega člana tima velja dejstvo. Ne le, da je lahko ta igra izjemno zabavna, je tudi odličen način za razvijanje skupinske povezanosti. Ko so oddana vsa ugibanja, objavimo rezultate in skupinska debata o najbolj presenetljivih dejstvih se lahko začne.

Deljenje zasebnih fotografij povezuje ekipo. Prinaša smeh in presenetljive odzive, zaradi katerih se bodo zaposleni počutili sproščene, srečne in povezane.

Določite čas, morda na koncu vsakega tedna, ko naj vsak član tima deli eno osebno fotografijo, ki je ali ni povezana z delom, a je nastala v zadnjem tednu. Ta fotografija lahko vsebuje hišne ljubljenčke, hobije, pripomočke, družinske člane, ali pa zanimivosti delovnega procesa od doma. Skupaj s fotografijo naj posameznik drugim članom tima razloži zgodbo te fotografije, zakaj je izbral prav to. Če člani skupine lahko delijo del svojega osebnega življenja, je skupinsko delo bolj zabavno in na delovno mesto prinese element prijateljstva.