Organizirajte si dan z MojeDelo.com nasveti za upravljanje časa

20.10.2020

Povej naprej

Vsi imamo na voljo le 24 ur na dan, včasih pa se zdi, da nekaterim uspe izkoristiti res vsako minuto dneva. Pogosto je razlog v pravilnem upravljanju svojega časa. Občutek prezaposlenosti je lahko le posledica slabe organizacije, predvsem pa tega, da si ne postavljate prioritet. Naredite konec nenehnemu hitenju in občutku, da vam primanjkuje časa. Postanite mojster upravljanja s svojim dragocenim časom in bodite kos vsem svojim obveznostim.

Naredite časovno revizijo.

Ugotovite, kam dejansko vlagate ves vaš čas. Morda se vam zdi, da na vsa e-poštna sporočila odgovorite v samo 30 minutah, v resnici pa za to nalogo potrebujete eno uro. Pomagate si lahko z orodji za beleženje časa, kot je Toggl. S temi informacijami lahko nato izvedete ustrezne prilagoditve vaše dosedanje organizacije.

Vsaki nalogi določite časovno omejitev.

Določitev časovne omejitve za vsako nalogo vam lahko prepreči, da bi z njo odlašali ali se med njo zamotili z drugimi stvarmi. Če na primer želite napisati poročilo o določenem projektu, si zanj namenite 4 ure dela. Če boste torej s poročilom pričeli ob 8-ih, ga poskušajte dokončati do 12-ih. Med svojimi opravili in aktivnostmi načrtujte »buffer« čas, saj lahko tako, če nalogo ne dokončate pravočasno še vedno oddelate, ne da bi pri tem porabili čas, rezerviran za kaj drugega.

Uporabljate seznam opravil.

Vsi vaši projekti so sestavljeni iz manjših delov oziroma delovnih nalog. Za vsak projekt si sestavite seznam opravil, ki jih morate narediti. Tovrstni seznam lahko hkrati na vas deluje kot motivacija, saj lahko hitro spoznate, koliko ste že postorili in kaj vas še čaka.

Načrtujte vnaprej.

Ena najslabših stvari, ki se vam lahko zgodi iz organizacijskega smisla je, da se zbudite brez načrta za dan. Potem svoj čas namenjate malenkostnim zadevam, namesto da bi osredotočili na to, kar je potrebno storiti. Nekateri načrtujejo že za cel teden vnaprej, za začetek pa bo dovolj, da si svoj dan načrtujete prejšnji večer ali prvo stvar zjutraj. Na primer:
  • Preden odidete iz službe zadnjih 15 minut namenite seznamu najpomembnejših opravil za jutri.
  • Med jutranjo rutino zapišite tri ali štiri najpomembnejše zadeve, ki jih morate rešiti danes. Lotite se jih, ko ste najbolj produktivni.

Prioritetne naloge naj bodo na vrsti takoj zjutraj.

Mark Twain je nekoč rekel: "Če je vaša naloga, da pojeste žabo, je najbolje, da to storite takoj zjutraj. Če je vaša naloga, da pojeste dve žabi, je najbolje, da najprej pojeste največjo."
Twain je s tem želel povedati, da bi morali zjutraj poskrbeti za vaše najzahtevnejše in prioritetne naloge. To je eden izmed najučinkovitejših trikov za upravljanje časa, saj imate zjutraj največ energije, občutek dosežka pa vas lahko motivira skozi ves dan.

Združite podobne naloge.

Načrtujte čas za izvajanje podobnih nalog, kot je na primer odgovarjanje na e-pošto in telefonske klice. Različne naloge namreč zahtevajo različne vrste mišljenja. Z združevanjem podobnih nalog boste vašim možganom prihranili preklapljanje in sebi nekaj časa za preusmerjanje iz ene vrste naloge na drugo.

Izognite se polovičnemu delu.

Ne glede na to, kje in kako se ujamete v past polovičnega dela, je rezultat vedno enak – da opravite nalogo, potrebujete dvakrat več časa, dosežete pa pol manj. Dva primera tovrstnih pasti: pišete poročilo in se naključno ustavite, da brez razloga preverite telefon; medtem, ko se pogovarjate po telefonu, vaše misli zaidejo v e-poštni nabiralnik. Poskusite popolnoma odpraviti vse moteče dejavnike in se popolnoma osredotočite na trenutno delo. Če je glavni problem telefon, ga pustite v drugi sobi.

Upoštevajte pravilo 80-20.

Načelo Pareto, znano tudi kot pravilo 80-20 nakazuje, da 80 % vaših rezultatov izhaja iz 20 % vloženega napora. Uporabite to pravilo tudi pri upravljanju vašega časa. Vsak dan preglejte svoj urnik in seznam opravil ter odstranite neprioritetne naloge. Sprva se vam bo morda zdelo nenaravno, vendar boste tako namenili več svoje energije najpomembnejšim nalogam.

Uporabite spletni koledar.

Veliko ljudi svoj čas upravlja s pomočjo takšnih in drugačnih notesnikov ali mobilnih aplikacij. Posebej priporočamo uporabo spletnih koledarjev, saj lahko do njih dostopate iz več naprav in tako enostavno načrtujete sestanke, si nastavite opomnike in načrtujete ponavljajoče se dogodke.

Med opravili si dovolite odmor.

Takojšen preskok z ene naloge na naslednjo se morda zdi produktivna poraba vašega časa, vendar ima dejansko nasprotni učinek. Potrebujete namreč čas, da si zbistrite misli in si ponovno napolnite baterije bodisi med sprehodom, meditacijo ali samo poležavanjem. Navsezadnje so lahko človeški možgani osredotočeni le približno 90 minut naenkrat. Z načrtovanjem dodatnega časa med nalogami lahko preprečite tudi zamujanje z naslednjo nalogo.

Organizirajte si svoj delovni prostor.

Ne izgubljajte časa za iskanje založenih predmetov. Namesto da zapravljate čas in denar, se organizirajte. Tako doma kot tudi na delovnem mestu poskrbite, da bodo vsi predmeti, ki jih običajno potrebujete, pospravljeni tja, kamor spadajo. Konec dneva svoje delovno mesto ponovno spravite v red in preverite sistem za shranjevanje morebitnih dokumentov.

Privzgojite si zdrave navade.

Tudi, če se na prvi pogled zdi nepovezano, vam lahko navade, kot je gibanje, sledenje temu, kar jeste, razvijanje dnevnih rutin in meditacija zelo pomagajo pri upravljanju vašega časa. Te navade namreč nadomeščajo slabe navade in zahtevajo druge, dobre navade. Posledično boste bolj zdravi in zbrani ter primernejši za opravljanje vseh vaših delovnih nalog.

Ne izgubljajte časa s čakanjem.

Čakanje vsi prepoznavamo kot čas, ki bi ga lahko bolje preživeli drugje. Zato namesto, da »mečete svoj čas skozi okno«, med čakanjem v čakalnici preberite motivacijsko knjigo, poslušajte strokovno predavanje ali odgovorite na nekaj e-poštnih sporočil.

Delajte manj.

Včasih lahko to pomeni »manj je bolje.« Ta filozofija preprosto predlaga, da upočasnite svoj ritem, se zaveste, kaj morate zares postoriti in se osredotočite samo na te stvari. Ko to storite, naj vsako dejanje šteje. Rezultat? Vaša ustvarjena vsebina bo imela več dodane vrednosti. 


Nasveti za upravljanje časa lahko pripomorejo k dnevu šolarjev, samostojnih podjetnikov, tistih, ki so svojo pisarno v teh negotovih časih zamenjali za pisalno mizo svojih otrok, in mnogih drugih. Upoštevanje nasvetov in že misel na upravljanje in organizacijo svojega časa lahko pomembno prispeva k vaši produktivnosti. Vendar ne skrbite. Vsakemu se kdaj zgodi, da mu preprosto ne uspe narediti vsega, kar bi želel. Če že imate veliko na grbi, zavrnite dodatno delo. Preprosto recite »ne«.  V takšnih kritičnih trenutkih lahko zelo pomaga motivacijska literatura. Izberite svojega najljubšega podjetnika in preberite njegovo biografijo ali poslušajte TEDx predavanje, ki v vas lahko ponovno zbudi delovni zagon.

Povej naprej

Izberi področje dela