Uspešno vodenje na daljavo

24.4.2020

Povej naprej

V odziv na nepričakovano epidemijo koronavirusne bolezni se je mnogo podjetij odločilo, da bodo delo opravljali od doma. Odgovornost do družbe, svojih zaposlenih in tudi splošnega zdravja je to seveda najodgovornejša odločitev. Vendar pa se je zato veliko vodij znašlo v popolnoma novi situaciji, kot tudi zaposlenih, ki niso vajeni vsakodnevnega dela od doma. Tako so, ponekod, celotni kolektivi podjetij prvič ločeni. Veliko izzivov, ki jih je prinesla trenutna situacija, žal ni bilo mogoče omiliti z dobro pripravo na delo na daljavo, saj se je stanje v celotni državi spremenilo praktično čez noč.

Pozitivni vidiki dela od doma

Globalno gledano, je delo od doma v velikem porastu in tudi pričakovanja za prihodnost so, da bo vedno več zaposlenih delalo na daljavo.
 
Delo na daljavo ima kar nekaj prednosti, in če se ga lotimo pravilno, lahko celo zmanjša stres zaposlenih. Nekateri podatki kažejo na večjo zavzetost zaposlenih in izboljšanje komunikacije, saj je le-ta veliko bolj načrtovana in premišljena. Še posebno to velja za posameznike, ki se samostojno odločijo za delo od doma, vendar s pravilnim vodenjem lahko to dosežemo tudi zdaj.
 
Prav te pozitivne vidike pa naj vodje v teh časih pomagajo svojim zaposlenim doseči, če želijo, da bo njihovo delo uspešnejše. Prav izziv videti pozitivne plati trenutne situacije, čeprav ni bila lastna izbira vsakega posameznika, je lahko ključ do uspeha.

Izzivi dela od doma

Delo in vodenje na daljavo pa se zelo razlikujeta od običajnega dela v službenih prostorih, v nekaj ključnih poudarkih. Ravno na teh področjih pa lahko svojim zaposlenim pomagate, da bodo spoznali in užili vse prednosti dela od doma. Tako bodo tudi najbolj vidni učinki za celotno podjetje. Razumeti svoje zaposlene, da večina od njih še ni delala od doma v tako dolgem časovnem obdobju, da to zanje prinaša veliko prilagoditev in organizacije, kot seveda tudi za vodje, je najpomembnejši in prvi korak k skupnemu uspehu.

Najpogostejše negativne plati dela od doma: 
  • zaključek dela in čas za sprostitev,
  • osamljenost,
  • sodelovanje in komunikacija s sodelavci,
  • distrakcije doma (npr.: opravila, TV, otroci, domače živali …),
  • ohranjanje motivacije.
Tako lahko sicer še najbolj motivirani in zagnani zaposleni zdaj opravijo manj dela in so manj motivirani za delo, saj ima delo od doma veliko izzivov, še posebno, če smo bili vanj prisiljeni brez priprav.

Najpogostejši izzivi dela na daljavo: 
  • Pomanjkanje nadzora v živo: Težava je obojestranska, saj veliko vodij skrbita zagnanost in učinkovitost svojih zaposlenih. Na drugi strani pa so skrbi zaposlenih glede podpore in komunikacije z vodjo.
  • Dostopnost informacij: Najpogostejša začetna opazka dela od doma je, da je veliko težje pridobiti potrebne informacije, tudi na zelo preprosta vprašanja. Ta pojav se nanaša tako na obveznosti, vezane na dejansko delo zaposlenih, kot tudi na medosebne odnose, ki so v tovrstnih situacijah še občutljivejši. K temu najbolj pripomore pomanjkanje t. i. »vzajemnega vedenja« (npr.: o dogodkih, ki se dogajajo v službenih prostorih), ki postavi kontekst za celotno dogajanje.
  • Socialna izolacija: Osamljenost je zelo pogost pojav dela od doma, ki kratkoročno še posebno vpliva na ekstravertirane posameznike, dolgoročno pa lahko ima tako močan vpliv, da si zaposleni najde drugo zaposlitev. Velik del dneva, ki ga običajno preživimo v službi, nam predstavlja tudi veliko priložnosti za druženje in osebne stike, ki jih vsi ljudje zelo potrebujemo.
  • Distrakcije doma: V idealnih razmerah bi delo od doma potekalo v naprej urejenem in primernem delu doma ter z urejenim varstvom otrok. Vendar pa v teh razmerah to žal ni mogoče in vodje naj pričakujejo, da bodo zaposleni obremenjeni tudi s temi dejavniki. Že v običajnih razmerah je delo doma izziv za postavljanje meje med družinskimi, hišnimi obveznostmi in delom, med epidemijo pa še toliko bolj.

Podpora vodij svojim zaposlenim na delo od doma

Čeprav je delo od doma lahko polno izzivov in celo pasti, obstaja tudi veliko hitrih in relativno zastonj stvari, ki jih lahko vodje naredijo, da bo prehod za njihov tim lažji in uspešnejši.
  • Vzpostavite redno preverjanje zaposlenih: Veliko uspešnih vodij, ki vodijo time na daljavo, z vsakim članom vsak dan opravi klic. To je lahko individualni klic ali pa telekonferenca, če je timsko delo zelo povezano in sodelovalno. Pomembna značilnost tovrstne podpore je, da so klici redni in predvidljivi. Ali zaposleni potrebuje podporo vsak dan ali pa samo enkrat tedensko. Tovrstni klici naj bodo kot forum, v katerem zaposleni vedo, da se lahko posvetujejo z vami ter da bodo njihovi pomisleki in vprašanja slišani. Naj imajo še vedno občutek vaše podpore.
  • Transparentnost in zaupanje: Lastnosti, ki sta si komplementarni in sta v časih kriznega vodenja, še posebno na daljavo, še toliko pomembnejši. Zaupanje znotraj svojega tima vodje gradijo ves čas, in če ste v čas epidemije vstopili brez zaupanja svojega tima, boste morali zdaj vložiti še več truda. Del zaupanja pa je tudi transparentnost vodenja in sprejemanja odločitev, ki naj bo prilagojena trenutnim razmeram. Vaši zaposleni morajo biti obveščeni o trenutnem dogajanju v podjetju in kakšne so prognoze za prihodnje mesece. Ta komunikacija naj zajema ohrabritev in optimistični realizem. Če vašemu podjetju grozijo negativne napovedi, naj bodo tudi te del sporočila, podkrepite pa jih s primernimi podatki prognoze in dejavnostmi za iskanje rešitev.
  • Zagotovite različne komunikacijske kanale: Uporaba izključno e-pošte ni dovolj. Še posebno videokonference so zelo priročen komunikacijski kanal za vodenje na daljavo, saj zaposlenim omogoča tudi vidike neverbalne komunikacije. Še posebno primerne so za občutljivejše teme. Prav tako so videokonference manjših skupin pomemben dejavnik pri zmanjševanju občutka osamljenosti in višanju zavedanja o vzdušju v timu.
  • Pravila komuniciranja: Zaposleni so pri delu od doma učinkovitejši, če jim vodje postavijo jasna pravila, pogostost in način komuniciranja. Videokonference so učinkovite za redne sestanke, SMS-sporočila za nujne in časovno občutljive informacije ter telefonski pogovori za dogovarjanje. Svojim zaposlenim sporočite tudi, kdaj ste bolj dosegljivi čez dan, da z vami kontaktirajo takrat. Priporočljivo je tudi poskrbeti, da še vedno poteka krog informacij tudi med samimi zaposlenimi.
  • Zagotovite spodbudo in emocionalno podporo: Še posebno nenadno delo od doma je običajno vzrok za stres, anksioznost in skrbi, zato je zelo pomembno, da svoje zaposlene poslušate in ste empatični. Mnogokrat zadostuje že vprašanje, kako se zaposleni spopada z delom od doma, da vam bo zaupal svoje skrbi in težave. Pri tem pozorno poslušajte in se osredotočite na izražene misli, da boste lahko sodelavcu pomagali. Raziskave emocionalne inteligence so pokazale, da se v nenadnih in kriznih situacijah zaposleni vedejo glede na izkazano vedenje vodje. Če bo le-ta izkazoval veliko stresa in nemoči, se bo to izražalo tudi v njegovem timu. Nasprotno pa bodo izjave spodbude in skupnega premagovanja ovir (npr.: Situacija je težka, ampak skupaj bomo zmogli) poskrbele za potrditev samozavesti in sposobnosti kljub priznavanju trenutne situacije.
  • Individualna komunikacija: Trenutna situacija je stresna in je vzrok za veliko spremembo v življenju vsakega posameznika. Vzemite si čas za svoje zaposlene in komunicirajte z njimi individualno. Tako boste poskrbeli za občutek vključenosti, priznavanje pomembnosti vsakega zaposlenega in mu namenili čas, ki bi mu ga tudi v službenem okolju. Lažje vam bo izrazil svoje skrbi in težave pri delu, vi pa mu boste lahko v oporo. Če je le mogoče, mu poskusite zagotoviti, da naj si prilagodi urnik dela, kot mu ustreza, ali pa mu zagotovite potrebno opremo za delo. Zaposleni potrebujejo občutek, da so cenjeni in da je njihovo delo videno.

Vodenje na daljavo je vedno kompleksno in zahtevno, v času izrednih razmer pa še veliko bolj. Tudi vodje so postavljeni v novo in stresno situacijo, ki od njih zahteva še veliko več truda in zavzetosti. Če pa imate, s svojim timom, kakovostne odnose in dobro komunikacijo, boste skupaj premagali tudi ovire dela na daljavo. Na mesto vodje niste bili postavljeni, ker ne bi zmogli, ampak zato, ker ste svoje sposobnosti v težkih situacijah že izkazali. Tudi v tej situaciji se boste izkazali in boste bogatejši za novo znanje vodenja na daljavo.

Povej naprej

Izberi področje dela