Učinkovita prošnja za delo je ključ do zaposlitve

Na poti do želenega dela boste imeli opravka z veliko korespondence. Resni iskalci zaposlitve boste pripravili na desetine različnih dokumentov, vsak izmed njih ima seveda določen namen. Vsak vaš dopis je del poslovne komunikacije med vami in podjetjem, zato mora biti napisan v slogu poslovnega dokumenta. Tukaj boste našli vse, da bo vaša prošnja kar najbolj učinkovita.

Vaš dopis podjetju (prošnja, prijava ali ponudba za delo, življenjepis itd.) bo veliko uspešnejši, če bodo informacije v njem reševale problem kadrovika. Podjetje ima mogoče problem s prodajo produktov, z nekakovostnimi izdelki, lahko ima slabo organizirano marketinško službo, slabo podporo strankam. 

Kateri je ta problem, morate izbrskati sami. Če se prijavljate na razpisano delovno mesto, že v oglasu izveste probleme podjetja; če kontaktirate s podjetjem brez javno objavljenih zaposlitvenih potreb, izbrskajte, kako bi lahko podjetju koristili.

Vrste dopisov pri iskanju zaposlitve

Tekom iskanja novega dela boste s podjetjem kontaktirali za različne stvari, vaša pisma bodo temu primerno različna. Prošnja ni le življenjepis, ampak celoten paket dokumentov. V nadaljevanju najdete nekaj dopisov, ki vam bodo prišli prav na vaši poti iskanja ustrezne zaposlitve:

• življenjepis (CV),
• spremno pismo,
• ponudba za delo,
• ponudba za sestanek,
• zahvalno pismo,
• pismo z zavrnitvijo ponujenega dela,
• potrdila – certifikati,
• priporočila.

Podrobno predstavitev vseh dopisov smo pripravili v nadaljevanju, pripravi učinkovitega življenjepisa pa smo namenili posebno stran. Vse o cv-ju in primere življenjepisa najdeš tukaj.

1. Spremno pismo, vaša vstopnica do intervjuja!

Če želite narediti osebni vtis pri prijavi na razpisano delovno mesto, je spremno pismo tisto, kar potrebujete. Spremno pismo je lahko vaš uvod v prijavo, namenjen je spodbuditvi bralca, da temeljito prebere vaš priložen življenjepis. 

Osrednji namen spremnega pisma je, da v njem poveste, zakaj se na oglas sploh prijavljate in zakaj verjamete, da ste ravno vi najprimernejši kandidat za razpisano delovno mesto. Je kratko in jedrnato, njegov namen je motiviranje kadrovika k branju vašega življenjepisa. 

Spremno pismo ne sme biti daljše od ene strani. Obsega naj dva do štiri odstavke. Še najbolj pride do izraza, če je naslovljeno na točno določeno osebo, ki bo odločala o končni zaposlitvi, kar bo od vas zahtevalo nekaj raziskave (telefon, internet …) – npr. direktor, vodja oddelka, vodja kadrovske službe. 

V spremnem pismu ne ponavljajte informacij, ki ste jih vključili v svoj življenjepis. Še slabše je, če oba dokumenta preprosto združite. Spremno pismo ni namenjeno povzemanju podatkov iz osebne predstavitve, služi naj poglobljeni predstavitvi vašega interesa za neko delovno mesto ter izpostavi nekatere vaše pomembnejše sposobnosti in/ali osebne lastnosti. Vsi drugi podatki so na voljo v osebni predstavitvi. 

Nekateri iskalci zaposlitve imajo izdelan šablonski primer spremnega pisma, v katerem po potrebi spreminjajo samo naziv podjetja in delovnega mesta. Tak izdelek ne vsebuje dejanskega zanimanja za določeno delovno mesto in predstavitve vaše ustreznosti za razpisano delovno mesto. Vzemite si čas in vsako svojo prijavo opremite z novim, ustreznim spremnim pismom.

2. Prošnja (ponudba) za delo

Ponudba za delo (prošnja) je v bistvu spremno pismo, ki ga pošljemo delodajalcu, pri katerem bi želeli delati, vendar trenutno nima javne objave za vas ustreznega delovnega mesta. 

Namen prošnje za delo je:

• iskanje morebitnih skritih prostih delovnih mest na vašem področju,
• iskanje priložnosti za razgovore in
• samopromocija pri potencialnih zaposlovalcih.

Prošnje pošiljajo iskalci zaposlitve z večletnimi izkušnjami, z njimi se lotevamo odkrivanja prikritega trga dela – prosta delovna mesta, ki niso javno oglaševana. 

Naredite seznam podjetij, ki vas zanimajo. Poiščite ustrezne osebe v teh podjetjih in jim pošljite svojo prošnjo.

Ponudba za delo sicer vsebuje elemente življenjepisa, vendar to ni njen namen. V njej se osredotočate na probleme podjetja, ki bi jih lahko vi s svojimi izkušnjami in znanjem pomagali rešiti. Kaj potrebuje podjetje? Imate kakšno idejo, ki bi lahko pripomogla reševati njegove probleme? Kaj lahko ponudite podjetju, kar bi mu koristilo?

Od pošiljanja prošenj ne boste veliko pridobili, če jih boste brezglavo pošiljali naokoli vsem delodajalcem brez oglasa. Še slabše je, če pošljete povsod enako posplošeno ponudbo, tako da le menjate naslov prejemnika v glavi pisma. 

Iščite organizacije, za katere veste, da bi v njih z veseljem delali in v njih delajo ljudje vašega poklicnega profila. Vsaka ponudba naj bo specifična glede na podjetje. Za vsako omenite nekaj, kar vas je pri raziskovanju pritegnilo in velja le za obravnavano podjetje (npr. pohvala podjetju, razprava o konkretnih poslovnih vprašanjih). Na tak način bo kadrovik tega podjetja videl, da ste resnično zainteresirani za delo pri njih, ne pa da zgolj iščete delo kjer koli.

3. Ponudba za sestanek

Ta vrsta pisma se uporablja z namenom, da se s prejemnikom pisma dogovorimo za informativni razgovor, ni pa namenjen pridobivanju razgovora za zaposlitev. 

Razlogov, zakaj bi organizirali informativni razgovor, je seveda na pretek; morda potrebujemo nasvet glede kariere, informacije o panogi ali smernicah podjetja, prihodnjem kadrovanju, morda nasvet glede ustrezne strategije iskanja zaposlitve itd. 

Vaše pismo mora izraziti vaš odkrit namen, zakaj se želite srečati z določeno osebo, in na kratko opisati, kdo ste ter razlog vašega obiska. Po navadi predstavitve ne prilagamo pisni ponudbi za sestanek, ampak jo lahko prinesemo na sam intervju, ker lahko na ta način pomagamo sogovorniku lažje razumeti naša stališča in odgovarjati na naša vprašanja.  

4. Zahvalno pismo

Namen zahvalnega pisma je zahvala za čas, ki so vam ga posvetili v izbranem podjetju. Z dobro pripravljenim zahvalnim pismom pa seveda tudi krepite svojo kandidaturo. 

Zaradi stroškov in časa, ki ga zahteva priprava le-tega, ga pošiljajte zgolj podjetjem, kjer bi radi delali in kjer se vam zdi, da imate realne možnosti za pridobitev mesta. Pošljite ga vsem, ki so vam kakor koli pomagali in sodelovali na intervjuju izbranega podjetja.

Zahvalno pismo pošljite najkasneje v 24 urah po intervjuju, najraje v tiskani obliki; če imate elektronske naslove ustreznih oseb, uporabite internet. Ne zahvaljujte se za intervju prek telefona. Pismo je manj agresivna oblika komunikacije, medtem ko s klicem zmotite želeno osebo. Če nimate razloga za klic, potem osebi kradete njen čas, kar vam lahko zameri. 

V pismu potrdite svoje zanimanje za delovno mesto, navedite še dodatne kvalifikacije, ki jih mogoče med intervjujem niste navedli. Pojasnite informacije, za katere mislite, da jih sogovornik ni pravilno razumel. Pismo naj bo kratko in jedrnato, z njim želite kadrovika le opozoriti nase, ne pa mu ponovno poslati prijave na delovno mesto. 

5. Pismo z zavrnitvijo ponujenega dela

Včasih boste morali kot kandidat zavrniti ponudbo, ker se ne sklada z vašimi kariernimi cilji, ne ponuja zadovoljive plače ali zaradi kakih drugih razlogov. 

Zavrnitveno pismo naj bo napisano z občutkom. Nikoli ne veste, kdaj boste poslovno sodelovali s tem podjetjem ali se prijavljali na njegove nove oglase. V pismu povejte, da je bila zavrnitev ponujenega dela za vas zelo težka odločitev in ste jo pred tem temeljito preučili. 

Obvezno se zahvalite delodajalcu za njegov čas, vaše obravnavanje in ponudbo za delo. Ni vam potrebno razkriti, katero ponudbo za zaposlitev ste sprejeli in kje boste delali, vendar to lahko storite, če želite. 

6. Priporočila

Skrbno pripravljena in pozitivna priporočila lahko veliko prispevajo k povečanju vaših možnosti za zaposlitev, če so seveda verodostojna in vam jih pripravijo osebe, ki jih kadrovik ceni. 

Iščite osebe, ki vas dobro poznajo, imajo določeno kredibilnost in od katerih lahko pričakujete pozitivno priporočilo (direktorje podjetij, vodje oddelkov ali pomembne sodelavce s podjetij, v katerih ste delali, svoje profesorje, predsednike strokovnih klubov itd.). 

Večina ljudi ne ve, kako napisati dobro priporočilo. Osebi, ki vam daje referenco, pomagajte tako, da ji ponudite primer priporočila, ki ga bo samo ustrezno dopolnila. Tako ne bo izgubila preveč časa, referenca pa bo vključevala vaša znanja, ki jih želite izpostaviti. 

Delodajalci lahko priporočila preverijo pri referentu in drugih osebah, ki vas poznajo. Uporabljajte le priporočila, za katera ste prepričani, da so resnična in vam ne morejo škoditi.

7. Potrdila, certifikati

Potrdila in certifikati o opravljeni formalni izobrazbi, opravljenih izpitih, tečajih, seminarjih, pridobljenih licencah, opravljenih pregledih ipd. je treba obvezno priložiti k prošnji za delo, če je v oglasu to navedeno kot zahtevan pogoj za prijavo. 

Pri nekaterih poklicih in nekaterih vrstah dejavnosti (npr. na razpisih delovnih mest v javni upravi ali na sodišču) se zahtevajo originalna potrdila, overovljena pri notarju. Po navadi zadostujejo kopije potrdil.

Če oglas tega neposredno ne zahteva, jih priložite poljubno. V tem primeru v spremno pismo pripišete: »Naknadno Vam lahko posredujem (še ostala) dokazila/potrdila.« V kolikor ste povabljeni na razgovor, je pametno, da jih prinesete s seboj. 

Še več informacij z ustreznimi primeri prošenj najdete v priročniku Kako uspešno iskati zaposlitev?.